Software con sistema de firma electrónica ¿Qué es?

El método tradicional de hacer negocios basado en el papel está dando paso lentamente a los contratos electrónicos y otras formas digitales de comunicación y transacción. Las empresas buscan ahora más consultores de programación para hacerse con un software con sistema de firma electrónica que les ayuden en la transición del papel a un sistema digital.

¿En qué consiste un software con sistema de firma electrónica?

Este tipo de programas nos permiten firmar digitalmente documentos y autenticar papeles, archivos y formularios. Es importante que dicho software sea seguro, que proteja contra la falsificación y el fraude. Las soluciones de software deben ser fáciles de usar e integrar y deben tener un alto retorno de la inversión.

Las empresas son cada vez más globales, por lo que los documentos y contratos se revisan y envían más cómodamente online. Un software con sistema de firma electrónica facilitará dicha tarea. De esta manera tus proveedores de China, por ejemplo, pueden enviarte que, a su vez, puedes firmar directamente desde tu ordenador o móvil. No hay huella digital, el sistema es seguro.

Antes de crear una firma digital, primero debes saber lo que un buen software que incluya firma electrónica debe ser capaz de hacer. Debe ser capaz de verificar quiénes tiene permisos, a quienes se les permite autenticarlos y a quiénes se les permite editarlos. También debe tener aplicación móvil para que los destinatarios puedan firmar o ver el documento mientras no están en la oficina. Debe ser capaz de convertir y procesar documentos de diferentes plataformas y debe ser capaz de leer diferentes tipos de formatos de archivo desde .doc a PDF.

Estas son algunas de las preguntas que debes plantearte antes de contactar con un global software partner:

  1. ¿Cómo sella el programa los documentos? Un buen software con sistema de firma electrónica bloquear los documentos después de firmarse. Algunos programas muestran una imagen o un garabato que parece una firma pero que en realidad no «bloquea» el documento. Este es una fallo de seguridad y puede afectar a tu negocio.
  2. ¿Qué archivos soporta? Microsoft Word, Adobe Acrobat o PDF, son los formatos más comunes de los documentos, aunque algunos pueden tener un tipo de archivo diferente.
  3. ¿Es difícil de usar? Por general no, de hecho tu mismo podrás habilitarlo con facilidad.

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